Responsables RH, vous avez tout intérêt à répondre aux candidats !

D’un point de vue légal, rien n’oblige les recruteurs à répondre aux candidatures reçues. Et d’ailleurs, la plupart d’entre eux prennent rarement le temps de répondre aux candidatures, surtout lorsqu’il s’agit d’écarter un candidat. Selon une étude de 2016 **, 56% des candidats déclarent ne pas recevoir de nouvelles lorsqu’ils postulent à une offre. Et cela est pire encore lorsque qu’ils soumettent une candidature spontanée, 84% restent sans réponse. Mais saviez-vous que vous avez tout à gagner à investir un peu de temps dans une réponse ?
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Pourquoi RH et recruteurs ne prennent pas le temps de répondre ?

Inutile de se voiler la face, la principale excuse est le manque de temps. Répondre aux candidats écartés fait rarement partie intégrante du processus de recrutement, alors une fois la perle rare trouvée, le responsable RH ou le recruteur passe vite à d’autres missions.

Vous recevez trop de candidatures ?

Bien sûr, cela va dépendre du profil recherché, mais si vous estimez que c’est le cas, alors cela doit certainement vous amener à vous interroger sur l’efficacité de votre annonce : Est-elle suffisamment ciblée? Le profil est-il détaillé de manière explicite ? Avez-vous utilisé les bons mots clés ? Le besoin en compétences est-il exprimé de manière claire et univoque ? Prenez le temps de vous interroger et, même, de faire relire vos offres d’emploi ! Vous serez surpris par le nombre d’interprétations qu’une même phrase peut avoir !

Les candidatures reçues ne sont pas au niveau ?

Les lettres de motivation de simples copier-coller de modèles trouvés sur internet ? Le niveau d’orthographe vous fait grincer des dents ? Oui, c’est indéniable, bon nombre des candidatures ne sont pas à la hauteur des attentes des recruteurs. Bien souvent, ce sont des jeunes arrivés récemment sur le marché du travail, qui multiplient les demandes. Faute de stratégie ? Certainement ! Mais si chacun prenait le temps de répondre à ces jeunes candidats et leur expliquait – tout en restant courtois - ce qu’un recruteur attend vraiment, cela ne bénéficierait-il pas à tous, candidats et… recruteurs ? Enfin, il est évident que répondre à une foule de candidature est une tâche chronophage. Toutefois, pour gagner du temps, vous pouvez préparer à l’avance des modèles de mails pour chaque type de réponse : accuser réception de la candidature, refuser une candidature sans entretien ou après entretien, refuser une candidature tout en conservant le profil pour des besoins ultérieurs, proposer un entretien téléphonique ou en présentiel, etc. Les modèles et les outils pour vous aider à rationaliser votre processus de recrutement ne manquent pas aujourd’hui !

Répondre aux candidats, et si l’image de votre société était en jeu ?

Que votre raison soit valable ou non, le candidat qui reste sans réponse se sentira - à juste titre – négligé, méprisé et dévalorisé. Il ne sait pas pourquoi il n’obtient pas de retour et sera libre d’interpréter votre silence comme bon lui semble : recruteur malpoli, entreprise non respectueuse, recruteur débordé donc forcément mal organisé, manque flagrant de ressources en interne, etc. Les raisons ne manqueront pas. Il pourrait même mettre en doute votre engagement RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) et vous accuser de discrimination. Méfiez-vous, le candidat aujourd’hui n’hésitera pas à faire savoir son mécontentement sur les réseaux sociaux ! A contrario, vous donner les moyens d’apporter une réponse, même succincte, aux candidatures reçues aura une influence positive sur votre « marque employeur ». C’est aussi un excellent moyen de ne pas vexer les candidats non retenus et de vous constituer un vivier de talents sur lequel vous pourrez compter lorsque vous aurez à nouveau besoin de renforcer vos effectifs. Et puis, s’il est déjà en poste, le candidat aura à l’esprit que vous êtes une entreprise respectueuse et dans laquelle il fait sans doute bon travailler, il n’hésitera donc pas à relayer votre offre au sein de son réseau.

On reproche souvent aux entreprises de ne pas se préoccuper de fidéliser leur clientèle.

N’oubliez pas que vos candidats d’aujourd’hui sont peut-être vos collaborateurs, voire vos prescripteurs, de demain. D’où l’importance de laisser une impression irréprochable, quel que soit le motif de votre refus. En toute logique, soignez la qualité de vos réponses. Si vous traquez la moindre étourderie dans les lettres de motivation reçues, sachez que l’effet produit sera le même si vous laissez la moindre erreur de syntaxe ou d’orthographe dans votre mail. Pensez également à mentionner une date limite pour les convocations aux entretiens. Vous éviterez ainsi au candidat d’attendre anxieusement votre réponse derrière son ordinateur. Vous pouvez également préciser que, sans réponse de votre part dans le délai fixé, le candidat pourra considérer qu’il n’est pas retenu, tout en l’invitant à vous recontacter s’il souhaitait connaitre les raisons de votre refus. Dans la mesure du possible, personnalisez vos réponses. Surtout s’il s’agit d’une candidature spontanée ou d’un refus après entretien et que vous souhaitez conserver le profil du candidat pour plus tard. Prenez le temps d’indiquer quels sont les points forts de sa candidature, ce que vous avez apprécié, les éventuels pistes d’amélioration. Expliquez-lui les raisons de votre refus. Enfin bannissez les traditionnelles formules de politesse (veuillez agréer…), désuètes et qui ne sont pas adaptées aux codes de la communication par mail. Terminez par une marque d’encouragement dans la recherche d’emploi suivie d’un simple « cordialement » ou « sincères salutations ». ** Est ce important de répondre à toutes les candidatures ?
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